Desde que surgiram, os CMS (Content Management System) prometem redução de custos, agilidade e robustez na manutenção de portais. Porém, nem tudo acontece realmente como profetizam seus defensores. Afinal, por que usar um ônibus espacial para comprar picolé na esquina? Critério e pesquisa são fundamentais para acertar na aplicação deste recurso promissor. Principalmente para buscar o melhor retorno neste investimento.
Como assim, CMS?
Em primeiro lugar, existem diferenças gritantes entre gerenciadores de conteúdo, gerenciadores de portais, gerenciadores de documentos e, modernamente falando, ECM (Enterprise Content Management).
De forma bastante simplificada, um CMS serve para gerenciar conteúdo: notícias, informações, texto, imagens e, em pequena escala, alguns documentos para download. Um gerenciador de portais serve para gerenciar, além de conteúdo, algumas funcionalidades como newsletter, enquetes, fóruns e outros serviços comuns a portais. Gerenciadores de documentos têm o foco na administração de documentos, versões e armazenamento/disponibilização dos mesmos. E os ECM's são ferramentas mais robustas, que prometem integrar todos esses recursos de forma corporativa (de forma análoga a um software ERP), sendo, portanto, exponencialmente mais complexos.
Basta escolher um CMS na prateleira?
Um dos primeiros problemas na escolha de um CMS é a própria escolha. Ora, mas basta escolher! Não, não é tão simples assim. A maioria das empresas atende ao canto das sereias, migrando seu processo tradicional de gerenciamento de conteúdo para um CMS sem saber exatamente por que estão adquirindo tal ferramenta. Assim, o problema não se resume a escolher um CMS, mas sim a entender as razões pelas quais se necessita um CMS.
Muitas vezes o cliente necessita de algum recurso de publicação simples como um blog ou um simples aplicativo em linguagem server-side como ASP, nada mais do que isso. Tentar encaixar um sistema muito complexo num problema simples tende a jogar recursos financeiros e técnicos fora. Muitas vezes, a urgência de publicação não é tão grande, a ponto de ser necessária uma publicação online. Nesse caso, a publicação convencional cabe. Diversas vezes, numa ânsia por novas tecnologias o cliente quer um CMS sem saber exatamente as funcionalidades e, em contrapartida, o custo e complexidade aumentam com a adoção destes.
Portanto, levantar exatamente as necessidades é o primeiro passo, antes de sair escolhendo um CMS ansiosamente, jogando dinheiro pela janela.
Por quê?
A princípio, um CMS deveria facilitar a vida do cliente, isolando a “parte técnica” da tarefa de atualização através de uma interface web. Ou seja, a tarefa de atualizar se resumiria ao preenchimento de determinados campos de formulário e algumas configurações básicas. Deste modo, a parte de montagem das páginas, transferência de arquivos e publicação fica transparente ao usuário. Ele pode se dedicar à elaboração do conteúdo e cortar passos, publicando via web, ao invés de enviar informações para a área de tecnologia o fazer.
O cliente também pode atribuir privilégios a diversos usuários que também poderão escrever e submeter esse material a um editor, que tem a incumbência de analisar e aceitar/rejeitar esse matrial, publicando-o ou enviando-o de volta ao autor. Este seria um trivial fluxo de trabalho.
Até aí, um cenário perfeito e comum em diversos portais. No entanto, usar um CMS se justifica se houver efetivamente estas necessidades. Para clientes com pouco volume de informações e usuários a se relacionar, o uso de um CMS começa a ser questionado. Bem como aquele usuário que não precisa publicar a informação imediatamente. Afinal, vale à pena sair voando de ônibus espacial para comprar picolé na esquina? Cometer esse erro é mais comum do que se pensa, não somente na área de web, mas na área de tecnologia da informação em geral.
Interface complexa
Muitos CMS possuem uma interface complexa. Muito mais complexa que o trivial modo de publicação convencional, via FTP ou alguma ferramenta como o Dreamweaver. Isso definitivamente provoca desgaste para o cliente e usuários. Não adianta trocar a tarefa – difícil para o usuário, por natureza – de atualizar o site por uma forma mais complicada ainda através de um CMS complexo. Se isso acontecer, a justificativa de simplificar as coisas vai por água abaixo.
E a usabilidade?
Um dos grandes problemas – não só do usuário leigo, mas do webdesigner – é a usabilidade. Diversas vezes, na correria do dia-à-dia, acontecem erros na publicação de sites, atropelando bons critérios de usabilidade. Numa publicação através do CMS esse erro pode passar despercebido pois, na maioria das vezes, a checagem de critérios de usabilidade não é feita através da ferramenta.
Ou seja, uma publicação apressada, onde imagens em tamanho errado, links quebrados, falhas de navegação, não aderência a critérios do W3C etc, pode engolir pequenas falhas que se tornam um entrave para quem está navegando no portal.
ROI subjetivo
Estabelecer o retorno de investimento num CMS é bastante subjetivo. Muitos fornecedores alegam que um auxiliar de escritório custa R$ 5,00 a hora, enquanto um webdesigner custa R$ 25,00. Assim, um auxiliar de escritório, usando um CMS acabaria custando menos e publicaria mais rápido o conteúdo, supondo que os dois levassem o mesmo tempo para terminar a tarefa.
Esse cálculo é simplista demais e chega a ser absurdamente inaplicável. Existem diversos custos do produto, a considerar no cálculo do ROI, tais como licenças, atualizações, suporte, assistência, treinamento, consultoria, tempo dispendido com a famosa curva de aprendizado, dentre outros.
Ora, não é apenas o valor/hora do técnico à frente da máquina que conta. Existem, inclusive, questões de projeto que devem ser consideradas (e devidamente contabilizadas) como análise de risco, impacto na usabilidade, tolerância a erros (fortemente dependente do grau de robustez da ferramenta) e também o processo interno da empresa que, pode ou não, se encaixar num CMS.
A vida dos sistemas, como ela é
Sabe-se da engenharia de software que um sistema é uma abstração da realidade. Assim, um sistema apenas reflete uma realidade "não informatizada". Se a realidade é "torta", o sistema também vai ser. Criar um sistema para consertar algo já problemático, no mundo real, não é aplicável.
O mesmo vale para o CMS. Se uma empresa, possui processos obtusos, um CMS dificilmente vai pôr ordem na casa. Nesse caso, primeiro revise seus processos e tenha consciência plena deles.
Mudando para pior
Além da necessidade de combater problemais reais do gerenciamento de conteúdo, um CMS deve ter a propriedade de não bagunçar o portal, criando mais problemas para o cliente e os usuários. Assim, a arquitetura da informação criada deve ser preservada, sem que o usuário passe a ter um serviço prejudicado na navegação e busca das informações. Se o CMS for um entrave à manutenção da estrutura, devido a sua pouca flexibilidade ou a enorme complexidade em gerenciar o conteúdo, deve-se refletir muito sobre a sua utilidade.
Não mude para pior, se o CMS trouxer mais dor de cabeça.
Tem certeza?
Uma conhecida máxima diz que a informática chegou para resolver problemas que antes não existiam. Esse pensamento deve guiar aquele que busca um CMS para o seu portal.
Você realmente ainda tem certeza que necessita um CMS? Se o seu problema passou por essa intensa bateria de reflexões, você realmente pode começar a pensar em testar algum CMS, mas isso é papo para artigos posteriores.
